Celem weryfikacji jest stwierdzenie istnienia danego składnika oraz ocena jego przydatności. Umożliwia to rzetelną prezentację obrazu jednostki w sprawozdaniach finansowych.
Metodą za pomocą weryfikacji inwentaryzuje się aktywa i pasywa, które:
- nie mogą być inwentaryzowane poprzez spis z natury,
- nie mogą być inwentaryzowane przez wzajemne potwierdzenie sald,
- nie muszą być, zgodnie z przepisami prawa bilansowego, inwentaryzowane co roku, np. środki trwałe na terenie strzeżonym, zapasy na strzeżonych składowiskach.
Zgodnie z powyższym metodą weryfikacji inwentaryzuje się:
- wartości niematerialne i prawne,
- grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
- prawa zakwalifikowane do nieruchomości,
- środki trwałe w budowie,
- udziały i akcje w spółkach kapitałowych,
- grunty i wartości niematerialne i prawne traktowane jako inwestycje,
- należności sporne i wątpliwe,
- zobowiązania z tytułu dostaw i usług,
- rozrachunki z pracownikami oraz z budżetami,
- materiały i towary w drodze oraz dostawy niefakturowane,
- środki pieniężne w drodze,
- rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne,
- kapitały (fundusze) własne i specjalne,
- rezerwy,
- rozliczenia międzyokresowe przychodów.
W rachunkowości obowiązuje zasada, że na koniec roku obrotowego nie może być w jednostce żadnych składników niezinwentaryzowanych, dlatego metodą weryfikacji inwentaryzuje się również wszystkie inne, niewymienione powyżej aktywa i pasywa, które spełniają jeden z trzech opisanych wcześniej warunków.
Należy przypomnieć, że istnieje obowiązek inwentaryzowania metodą weryfikacji należności i zobowiązań z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych.
1. Termin przeprowadzenia inwentaryzacji
Inwentaryzację, zgodnie z prawem bilansowym, przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Inwentaryzacja jest często czynnością czasochłonną, dlatego też termin inwentaryzacji uważa się za dotrzymany, jeśli rozpoczęto ją nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. W praktyce inwentaryzację za pomocą weryfikacji przeprowadza się w dni kończące rok obrotowy.
2. Dokumentacja inwentaryzacji
Wyniki inwentaryzacji przeprowadzonej za pomocą weryfikacji muszą być potwierdzone na piśmie w formie protokołów podpisanych przez osoby dokonujące weryfikacji oraz zaakceptowane przez kierownika jednostki.
3. Metody weryfikacji aktywów i pasywów
Weryfikacja jest przeprowadzana w różny sposób, w zależności od tego, jakiego składnika dotyczy, dlatego też w dalszej części zostaną omówione przypadki inwentaryzacji tą metodą poszczególnych aktywów i pasywów.
3.1. Wartości niematerialne i prawne
Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych polega na porównaniu ich stanu księgowego z posiadaną dokumentacją. Weryfikacji podlega oddzielnie każdy rodzaj wartości niematerialnych i prawnych. W odniesieniu do posiadanych przez jednostkę praw i przywilejów należy sprawdzić, czy w dokumentacji znajdują się odpowiednie umowy licencyjne, umowy na zakup praw autorskich, praw do wynalazków, znaków towarowych itp. Inwentaryzacja kosztów prac rozwojowych polega na sprawdzeniu dokumentacji poszczególnych tytułów tych kosztów, a szczególnie dokumentacji ich wdrożenia, ponieważ tylko koszty prac rozwojowych zakończone powodzeniem mogą być wykazane w bilansie jako składnik wartości niematerialnych i prawnych. W przypadku niepowodzenia we wdrożeniu prac rozwojowych należy dokonać odpowiednich korekt w księgach rachunkowych. Wartość firmy sprawdza się pod kątem prawidłowości ujęcia w księgach rachunkowych. Ponadto należy zweryfikować poprawność odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do prawa bilansowego i prawa podatkowego.
3.2. Grunty i środki trwałe
Inwentaryzacja gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony polega na porównaniu stanów wynikających z zapisów księgowych z odpowiednimi dokumentami oraz zweryfikowaniu ich wartości. W trakcie inwentaryzacji jednostka może korzystać z pomocy rzeczoznawców majątkowych, którzy są w stanie wycenić realną wartość tych aktywów.
3.3. Środki trwałe w budowie
Inwentaryzacja środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie (inwentaryzowanych za pomocą spisu z natury), polega na:
- wyszczególnieniu poniesionych kosztów według dowodów księgowych,
- weryfikacji poszczególnych pozycji kosztowych pod kątem kompletności ujęcia, prawidłowości wyceny, wydzielenia przedsięwzięć niepełnowartościowych a także kosztów, które nie powinny być zaliczone do tej grupy aktywów (np. koszty remontów).
3.4. Udziały i akcje
Inwentaryzacja udziałów i akcji w spółkach kapitałowych polega na:
- specyfikacji dowodów ich nabycia,
- rozważeniu konieczności dokonania odpisu aktualizującego ich wartość.
3.5. Grunty i wartości niematerialne i prawne zaliczane do inwestycji
Inwentaryzacja gruntów oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczanych przez jednostkę do inwestycji długoterminowych polega na tych samych czynnościach, które należy wykonać w odniesieniu do gruntów i wartości niematerialnych i prawnych będących aktywami operacyjnymi jednostki.
3.6. Zapasy w drodze oraz dostawy niefakturowane
Inwentaryzacja zapasów w drodze oraz dostaw niefakturowanych polega na analizie zapisów na koncie 300 Rozliczenie zakupu. Saldo Wn tego konta oznacza zapasy w drodze i wskazuje, że jednostka już otrzymała fakturę dokumentującą zakup danego składnika zapasów, ale nie otrzymała jeszcze fizycznie materiałów lub towarów. W trakcie inwentaryzacji sprawdza się zatem, czy rzeczywiście faktury, które jednostka otrzymała, nie znajdują odzwierciedlenia w dowodach przyjęcia zapasów do magazynu. Z kolei saldo Ma konta 300 oznacza dostawy niefakturowane i informuje, że jednostka już przyjęła dostawę materiałów lub towarów, ale nie otrzymała jeszcze faktur potwierdzających ich zakup. Weryfikacja tego salda polega więc na sprawdzeniu, czy faktycznie przyjęte zapasy nie znajdują odzwierciedlenia w fakturach zakupu.
Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy